Gå til hovedindhold

Borgerrådgiveren

Her kan du læse mere om borgerrådgiveren i Ikast-Brande Kommune

Indhold

    Hos borgerrådgiveren kan du få rådgivning om sagsbehandlingen og om, hvordan du kommer videre med en sag.

    Borgerrådgiveren er ansat direkte af Byrådet og er uafhængig af kommunens administration. Det betyder, at borgerrådgiveren er en neutral rådgiver, som ikke er en del af kommunens fagområder eller det politiske system.

    Alle borgere i Ikast-Brande Kommune kan rette henvendelse til borgerrådgiveren, og det er gratis.

    Formålet med borgerrådgiveren er

    • at styrke dialogen mellem dig og kommunen 
    • at styrke din retssikkerhed

    Hos Borgerrådgiveren kan du:

    • få hjælp til at forstå information og afgørelser fra kommunen
    • få hjælp til at finde ud af dine muligheder for at klage over kommunens afgørelser
    • klage over kommunens sagsbehandling, personalets optræden m.v.
    • få hjælp til at få genskabt dialogen med kommunens medarbejdere, hvis der er opstået konflikter i en sag
    • komme med forslag til, hvordan kommunens sagsbehandling og betjening kan forbedres

    Borgerrådgiveren kan ikke behandle:

    • klager, der vedrører det faglige indhold i kommunens afgørelser (f.eks. hvilken ydelse du har ret til) 
    • forhold, som behandles i andre administrative klageinstanser (f.eks. Ankestyrelsen)
    • forhold, som er/har været indbragt for domstolene, de kommunale tilsynsmyndigheder eller Folketingets Ombudsmand
    • politiske beslutninger (f.eks. det politisk vedtagne serviceniveau)
    • henvendelser om ansættelsesforhold i kommunen
    • henvendelser vedrørende kommunalt ejede selskaber

    Borgerrådgiveren behandler normalt ikke en sag, hvis der er gået mere end et år efter forløbet.

    Borgerrådgiveren er ansat direkte af Ikast-Brande Kommunes Byråd og er ikke en del af administrationen i kommunen. Det betyder, at du som borger kan kontakte borgerrådgiveren, uden at administrationen i første omgang bliver involveret i din henvendelse.

    Borgerrådgiveren vil på baggrund af din henvendelse spørge ind til den problemstilling, som du henvender dig om. Det kan enten ske skriftligt, telefonisk eller i et personligt møde mellem dig og borgerrådgiveren.

    Sammen aftaler I det videre forløb. I nogle tilfælde afsluttes samtalen med borgerrådgiveren med, at administrationen ikke skal involveres. I nogle tilfælde tager borgerrådgiveren kontakt til administrationen med henblik på at aftale, at du bliver kontaktet af den relevante afdeling. I nogle tilfælde aftaler dig og borgerrådgiveren, at de forhold, som du er utilfredse med, skal besvares skriftligt af administrationen.

    I de tilfælde, hvor du og borgerrådgiveren aftaler, at de forhold, som du er utilfredse med, skal besvares af kommunen, vil borgerrådgiveren bede den relevante afdeling om at forholde sig til de forhold, som du er utilfreds med. Du modtager en kopi af den henvendelse, som borgerrådgiveren har sendt til afdelingen.

    Borgerådgiveren anmoder afdelingen om at sende deres besvarelse direkte til dig og sende en kopi til borgerrådgiveren.

    Normalt vil det være afslutningen på din sag hos borgerådgiveren, som herefter lukker din sag. Men såfremt afdelingens besvarelse giver anledning til uddybende spørgsmål - eller en nærmere undersøgelse af sagsbehandlingen - så sker det efter aftale med dig. Borgerrådgiveren får derigennem samtykke fra dig til at indhente yderligere oplysninger i din sag. Du bliver orienteret om resultatet af borgerrådgiverens nærmere undersøgelse af sagen.

    Du har altid mulighed for at sige nej til, at borgerrådgiveren må videregive oplysninger om dig til relevante dele af administrationen. Du skal blot være opmærksom på, at et nej vil begrænse borgerrådgiverens mulighed for at behandle din henvendelse.

    I de tilfælde, hvor der oprettes en sag ved borgerrådgiveren, så sker det i overensstemmelse med reglerne om notatpligt, journaliseringspligt samt databeskyttelsesreglerne. Læs mere nedenfor under "sådan behandler borgerrådgiveren dine personoplysninger".

    Hvis du vil henvende dig på vegne af en anden, skal han eller hun udfylde en fuldmagt til dig.

    Den originale fuldmagt skal afleveres til borgerrådgiveren. Den, der giver fuldmagten, kan også indsende den via sin digitale postkasse på borger.dk.

    Når borgerrådgiveren kræver en fuldmagt, skyldes det, at borgerrådgiveren normalt kun behandler sager, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, hvis parterne i sagen har givet samtykke til det.

    Hent og udfyld fuldmagtsblanketten.

    Alle skriftlige henvendelse til borgerrådgiveren blive journaliseret i kommunens IT-system. Tilsvarende vil telefoniske og personlige henvendelser kunne medføre, at der oprettes en sag i kommunens IT-system. Dette er i udgangspunktet tilfældet, når du og borgerrådgiveren aftaler, at administrationen skal involveres, med mindre borgerrådgiveren alene hjælper dig i kontakt med den relevante afdeling. Det er kun borgerrådgiveren, som har adgang til sagerne hos borgerrådgiveren.

    Når dine oplysninger registreres i kommunens IT-system, så behandler borgerrådgiveren personoplysninger om dig, som Ikast-Brande Kommune er dataansvarlig for. 

    I de tilfælde vil du modtage en orientering fra borgerrådgiveren, hvor det fremgår, hvilke rettigheder du har i forhold til borgerrådgiverens behandling af dine oplysninger.

    Dine rettigheder
    Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 en række rettigheder i forhold til borgerrådgiverens behandling af personoplysninger om dig, hvilket du til enhver tid kan rette henvendelse om:

    • Ret til at blive orienteret om indsamling, behandling og videregivelse
    • Ret til indsigt i behandlingen af dine personoplysninger
    • Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger
    • I visse tilfælde ret til berigtigelse, sletning, begrænsning eller udlevering af dine personoplysninger

    Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, borgerrådgiveren behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

    Tavshedspligt og anonymitet

    Borgerrådgiveren har tavshedspligt.

    Enkelte sager kan blive gengivet i borgerrådgiverens årlige beretning til byrådet. Gengivelsen vil dog ske anonymiseret – det vil sige, at borgerrådgiveren fjerner dit navn og andre oplysninger, som kan afsløre, hvem du er.

    Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
    Hvis du har spørgsmål til borgerrådgiverens behandling af personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte Ikast-Brande Kommunes databeskyttelsesrådgiver:

    René Märcher Schmidt
    Rådhusstrædet 6
    7430 Ikast
    E-mail: dbr@ikast-brande.dk eller sikker post via borger.dk

     

    En gang om året skriver borgerrådgiveren en beretning til Byrådet.

    I beretningen fortæller borgerrådgiveren om det forløbne års aktiviteter. Derudover reflekterer borgerrådgiveren over henvendelserne og fremsætter eventuelt forslag til fremtidige indsatsområder, som kan styrke dialogen med borgerne, borgerbetjening og forbedre borgernes retssikkerhed.

    Beretningerne vil blive offentliggjort her. 

    Borgerrådgiveren vil i 2022 udarbejde en kortere opstartsberetning for perioden 1. maj - 30. september 2022, som forventeligt offentliggøres i december 2022. 

    Borgerrådgiverens vedtægter

    Borgerrådgiverens overordnede funktion

    § 1. Ikast-Brande Kommune har etableret en borgerrådgiverfunktion, som er forankret direkte under Byrådet og er uafhængig af kommunens udvalg og administration. Borgerrådgiverfunktionen ledes af borgerrådgiveren, jf. lov om kommunernes styrelse § 65 e.

    § 2. Borgerrådgiveren varetager opgaver nærmere fastsat af Ikast-Brande Kommunes Byråd vedrørende borgerrådgivning og borgervejledning. Borgerrådgiverens opgaver, kompetence og bemyndigelse er beskrevet i denne vedtægt.

    Formålet med Borgerrådgiveren

    § 3. Formålet med borgerrådgiveren er at styrke dialogen mellem borgerne og Ikast-Brande Kommune, samt at bidrage til sikring af borgernes retssikkerhed i forbindelse med kommunens sagsbehandling og faktiske forvaltningsvirksomhed.

    Stk.2. Borgerrådgiveren skal gøre det lettere for borgere, brugere og erhvervsdrivende at henvende sig vedrørende forhold, der vedrører Ikast-Brande Kommune samt medvirke til, at henvendelser bruges konstruktivt til forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening. 

    Borgerrådgiverens forhold til Ikast-Brande Kommunes Byråd

    § 4. Ikast-Brande Kommunes Byråd ansætter og afskediger Borgerrådgiveren.

    § 5. Borgerrådgiveren er uafhængig af de stående udvalg, borgmesteren og administrationen.

    Stk.2. Borgerrådgiveren refererer til Ikast-Brande Kommunes Byråd, men fungerer i udøvelsen af sit hverv uafhængigt. Byrådet kan dog pålægge borgerrådgiveren at gennemføre undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder.

    § 6. Borgerrådgiveren afgiver en årlig beretning til Ikast-Brande Kommunes Byråd, hvor borgerrådgiveren redegør for sin virksomhed, herunder eventuelle konstateringer af overordnede forhold inden for borgerrådgiverens kompetence, som ikke er tilfredsstillende i kommunens sagsbehandling, borgerbetjening mv. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse fremkomme med forslag og anbefalinger til Ikast-Brande Kommunes Byråd eller administrationen.

    Stk.2. Direktionen orienteres om beretningen.

    Stk.3. Beretningen offentliggøres.

    Borgerrådgiverens kompetence

    § 7. Borgerrådgiverens virksomhed omfatter kommunens økonomiudvalg og stående udvalg, borgmesteren og forvaltningen, herunder institutioner, virksomheder og tjenestesteder, der er omfattet af Ikast-Brande Kommunes Byråds virksomhed.

    Stk.2. Undtaget fra stk.1 er kommunalt ejede selskaber og kommunale fællesskaber efter lov om kommunernes styrelse § 60.

    Stk.3. Borgerrådgiveren kan i forhold til organerne nævnt i stk.1 behandle henvendelser vedrørende
    1) Sagsbehandling,
    2) Udførelsen af praktiske opgaver (faktisk forvaltningsvirksomhed),
    3) Personalets adfærd,
    4) Diskrimination.

    Stk.4. Borgerrådgiveren kan ikke behandle henvendelser vedrørende
    1) Det politisk vedtagne serviceniveau,
    2) Spørgsmål vedrørende kommunens personale- og ansættelsesforhold,
    3) Sager, der kan indbringes for lovhjemlede klageorganer,
    4) Sager, der er indbragt for det kommunale tilsyn, Folketingets Ombudsmand eller
    domstolene,
    5) Forhold som Ikast-Brande Kommunes Byråd, økonomiudvalget eller de stående
    udvalg har behandlet og taget stilling til.

    Borgerrådgiverens opgaver

    § 8. Borgerrådgiverens faste opgaver består i at bistå borgere, der er utilfredse med Ikast-Brande Kommunes handlinger og undladelser ved
    1) At behandle klager over Ikast-Brande Kommune,
    2) At yde vejledning i klagesystemet i sager, der vedrører Ikast-Brande Kommune
    3) At yde hjælp til forståelse af afgørelser m.v. fra Ikast-Brande Kommune, og
    4) At tilbyde mægling i sager, hvor dette antages at kunne løse konflikter mellem administrationen og borger.

    § 9. Borgerrådgiveren skal i konkrete og generelle sager medvirke til at forbedre forholdene for brugerne af Ikast-Brande Kommune. Borgerrådgiveren skal i denne forbindelse yde konsultativ bistand til administrationen og medarbejdere i kommunen, herunder ved
    1) at sikre tilbagemelding til kommunen om sine overordnede konstateringer, se § 6,
    2) at tilbyde undervisning til medarbejdere i kommunen,
    3) at yde vejledning om spørgsmål vedrørende sagsbehandling og forvaltningsret mv.,
    4) at yde bistand i forbindelse med projekter o.l. til forbedring af kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne og
    5) på anden måde at bidrage til konstruktive, fremadrettede initiativer, der kan forbedre sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne.


    Henvendelser til Borgerrådgiveren

    § 10. Henvendelser til Borgerrådgiveren kan rettes af enhver, der har individuel, væsentlig interesse i sagen.

    Stk.2. Henvendelser vedrørende forhold, som kan være til gene for en bredere kreds af borgere, kan rettes af enhver, der er væsentligt berørt af forholdet.

    § 11. Borgerrådgiveren afgør selv, om en henvendelse giver grundlag for en undersøgelse og hvilke dele af henvendelsen, undersøgelsen skal omfatte.

    § 12. Henvendelsen skal rettes senest 1 år efter at forholdet er begået eller sagen er afgjort.

    Stk.2. Borgerrådgiveren kan i særlige tilfælde se bort fra overskridelse af fristen i stk.1, hvis
    1) henvendelsen har fortsat fornøden retlig interesse for borgeren og,
    2) det er muligt at få sagen tilstrækkeligt oplyst og
    3) en undersøgelse af sagen konkret eller generelt kan bidrage til en forbedring af den aktuelle sagsbehandling i kommunen, herunder ved at sætte fokus på relevante forvaltningsretlige regler og principper.

    Stk.3. Hvor de i stk. 2 nævnte hensyn ikke samlet er opfyldt, kan Borgerrådgiveren i ganske særlige tilfælde i stedet lægge vægt på, om formålet med borgerrådgiverfunktionen i øvrigt taler for, at sagen behandles.

    Iværksættelse af generelle undersøgelser
    § 13. Borgerrådgiveren kan, efter samråd med Ikast-Brande Kommunes Byråd, gennemføre generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder.

    Stk.2. De generelle undersøgelser kan omfatte alle institutioner, virksomheder samt tjenestesteder, der er omfattet af Borgerrådgiverens virksomhed efter § 7

    § 14. Administrationen er forpligtet til at meddele borgerrådgiveren de oplysninger samt udlevere de dokumenter mv., som borgerrådgiveren anmoder om.

    Stk.2. Borgerrådgiveren kan afkræve administrationen skriftlige udtalelser. Administrationen kan beslutte, hvilken administrativ enhed, der besvarer borgerrådgiverens henvendelser på administrationens vegne.

    Frist for svar til Borgerrådgiveren

    § 15. Kommunens forvaltninger skal besvare borgerrådgiverens henvendelser inden 10 hverdage, medmindre borgerrådgiveren fastsætter en anden frist.

    Stk.2. Hvis administrationen ikke kan nå at svare inden den fastsatte frist, skal forvaltningen orientere borgerrådgiveren om dette samt baggrunden herfor og oplyse, hvornår administrationen forventer at kunne svare.

    § 16. Borgerrådgiveren skal vurdere, om Ikast-Brande Kommune har handlet i strid med gældende ret eller på anden måde har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser, herunder tilsidesat principperne for god forvaltningsskik.

    § 17. Borgerrådgiveren kan udtale sin opfattelse af en sag eller et sagsområde. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse udtale kritik, fremkomme med forslag, anbefalinger eller henstillinger.

    Stk.2. Borgerrådgiverens udtalelser er ikke bindende for administrationen, men administrationen skal meddele Borgerrådgiveren, hvis en anbefaling eller en henstilling ikke bliver fulgt af administrationen. Borgerrådgiveren kan i sådanne tilfælde orientere direktionen, det respektive stående udvalg eller Byrådet om
    forholdet.

    Stk.3. Såfremt Borgerrådgiverens undersøgelse af en sag viser, at der i kommunen må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning, skal borgerrådgiveren orientere administrationen og give meddelelse om sagen til Byrådet.

    Principperne om udtømt dialog og inddragelse

    § 18. Uoverensstemmelser mellem borger og administration skal søges løst mellem disse, inden Borgerrådgiveren kan tage stilling til dem.

    Stk.2. Borgerrådgiveren må ikke udtale kritik, afgive anbefaling mv., før den relevante del af administrationen i kommunen har haft lejlighed til at udtale sig.

    Stk.3. Hvis en henvendelse ikke giver Borgerrådgiveren anledning til kritik, henstilling mv., kan sagen afsluttes, uden at Borgerrådgiveren forinden forelægger henvendelsen til udtalelse for administrationen.

    § 19. Borgerrådgiveren udøver ledelsesretten indenfor sit område.

    § 20. Borgerrådgiveren har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som borgerrådgiveren bliver bekendt med i sit virke.

    Stk.2. Borgerrådgiveren skal respektere borgerens anonymitet, hvis borgeren fremsætter begæring herom. Borgerrådgiveren må i sådanne tilfælde afholde sig fra at gennemføre undersøgelser i anledning af det oplyste undtagen i helt særlige tilfælde, f.eks. hvor oplysningerne giver mistanke om fortsatte grove eller væsentlige fejl, der berører en bredere kreds af personer.

    Løbende tilbagemelding

    § 21. Borgerrådgiveren fører løbende dialog med administrationen om behov og muligheder for forbedringer af kommunens sagsbehandling mv. og orienterer kommunen om sine overordnede konstateringer.

    Offentlighed

    § 22. Borgerrådgiverens arbejde er underlagt størst mulig åbenhed. Borgerrådgiverens undersøgelser er således offentligt tilgængelige med de begrænsninger, der følger af regler om tavshedspligt mv.

    § 23. Denne vedtægt træder i kraft den 16. maj 2022.