Whistleblowerordning

Oplysninger kan indgives af alle ansatte, kommunens samarbejdspartnere og ansatte hos
samarbejdspartnere, se nærmere i lovens §3 her. Ordningen er altså ikke rettet mod borgere.

Whistleblowerordningen behandler kun oplysninger om alvorlige forhold. Ansatte eller samarbejdspartnere kan indgive oplysninger, hvis de har viden eller begrundet mistanke om grove eller væsentlige og gentagne fejl og forsømmelser i Ikast-Brande Kommune. Det er eksempelvis alvorlige forhold, hvis oplysningerne vedrører:

• lovovertrædelser og manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser
• fare for enkeltpersoners sundhed og sikkerhed
• fare for miljøet
• grove tilfælde af omsorgssvigt og lignende.

Listen er ikke udtømmende, og hvis man er i tvivl om, hvorvidt man skal indberette et forhold eller ej, så bør man ikke holde sig tilbage. Alle henvendelser bliver vurderet og besvaret. Hvis et forhold ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil indberetteren få at vide, at indberetningen ikke vil blive behandlet og så vidt muligt blive vejledt om, hvor man skal henvende sig med forholdet, hvis det ikke er via whistleblowerordningen.

Forhold der vedrører mobning, fravær, trivsel, utilfredshed med lønforhold, fysisk arbejdsmiljø, overtrædelse af alkoholpolitik mv. skal IKKE indberettes via whistleblowerordningen, men skal i stedet indberettes gennem de normale kanaler på arbejdspladsen.

Du kan indgive oplysninger anonymt i whistleblowerportalen. Hvis du vil være anonym, må du ikke oplyse dit navn eller andet personhenførbart, som f.eks. adresse eller telefonnummer - heller ikke i vedhæftede dokumenter.

Du kan vælge af følge med i sagen inde på portalen, hvor du kan skrive med medlemmerne af whistleblowerenheden, der måske har behov for at stille opklarende spørgsmål til dig for at kunne komme videre med behandlingen af oplysningerne. Eventuel anonymitet opretholdes, hvis du følger sagen og er i dialog med enheden. Når du indgiver dine oplysninger, får du tildelt et sagsnummer og vælger selv en adgangskode til din postboks.

Baggrund og formål

I Ikast-Brande Kommune ønsker vi en åben kultur, hvor man frit kan ytre sig, hvis man har oplevet uregelmæssigheder eller formodede ulovligheder begået af kommunens ansatte eller
samarbejdspartnere.

Jf. Lov om beskyttelse af whistleblowere er der derfor etableret en whistleblowerordning, som har til formål:

• at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder i kommunen
• at beskytte ansatte, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, og
• at sikre, at de indgivne oplysninger bliver anvendt konstruktivt til forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder i Ikast-Brande Kommunes virksomhed

Formålet med disse retningslinjer er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Evt. problemer bør derfor i første omgang søges løst ved henvendelse til f.eks. nærmeste leder, personaleafdelingen eller tillidsrepræsentanten.

Hvem kan indberette?

Oplysninger kan indgives af alle ansatte, kommunens samarbejdspartnere og ansatte hos
samarbejdspartnere, se nærmere i lovens §3 her.

Hvem kan der indberettes om?

Der kan indberettes om forhold begået af kommunens ansatte samt af kommunens
samarbejdspartnere (og de personer, der er ansat hos kommunens samarbejdspartnere).

Hvad kan indberettes?

Man kan kun indgive oplysninger, hvis man har viden eller begrundet mistanke om alvorlige
forhold, f.eks.:

• lovovertrædelser og manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser
• fare for enkeltpersoners sundhed og sikkerhed
• fare for miljøet
• grove tilfælde af omsorgssvigt og lignende

Eksemplerne er ikke udtømmende, og hvis man er i tvivl, bør man ikke holde sig tilbage med at indberette. Alle henvendelser bliver vurderet og besvaret.

Hvordan indberetter man?

Alle indberetninger foretages på whistleblowerportalen. 

Det er ikke muligt at foretage indberetninger på andre måder som f. eks. ved at sende en e-mail til et medlem af whistleblowerenheden, da der er tale om potentielt fortrolige personoplysninger, der ikke må sendes ukrypteret via andre kanaler.

Hvem behandler indberetningerne?

Indberetningerne kan alene tilgås af kommunens whistleblowerenhed, der består af

• chefen for Økonomi- og Personaleafdelingen
• en chefkonsulent fra HR
• en jurist fra Løn og Personale

Hvordan behandles indberetningerne?     

Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af forholdet.

Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist, og den person, der har
indberettet sagen, vil - hvis denne har valgt at afsløre sin identitet – få en kvittering og besked herom. 

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at den indgivne anmeldelse ikke kan karakteriseres som åbenbart ubegrundet, bliver den underkastet en nærmere undersøgelse. Sagen behandles internt og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der indberettes om.

I givet fald bliver sagen overgivet til lederen for den person, der er indberettet om.

Sagen slettes herefter i systemet, men opbevares, jf. almindelige regler for opbevaring af personaleoplysninger.  

Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning. Når politiet (og eventuelt domstolene) har færdigbehandlet sagen, og en eventuel ankefrist er udløbet, bliver sagen slettet i systemet. Sagen kan ende i retten, og den anmeldte person kan risikere bøde- eller fængselsstraf.

Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til falske beskyldninger, hvor der rettes mistanke om uskyldige personer. Alle indberetninger skal derfor indgives i god tro. Hvis en indberetning er indgivet i ond tro, og indberetningen viser sig at være et udslag af personlige negative følelser, hævnlyst mv., kan en ubegrundet indberetning få ansættelsesretlige konsekvenser for indberetteren, hvis denne kan identificeres.

Efterfølgende afklaring og indhentning af yderligere dokumentation

Når man foretager en indberetning, får man mulighed for på et senere tidspunkt at kunne logge sig anonymt på systemet og se, om whistleblowerenheden har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation.

En eventuel efterfølgende dialog er 100% anonym og beror alene på indberetterens villighed til at logge på systemet og besvare whistleblowerenhedens spørgsmål.

Anonymitet og it-sikkerhed

Den person, der foretager indberetningen, vælger selv om han/hun vil foretage indberetningen anonymt. Alle indberetninger indgivet i god tro er beskyttet mod enhver form for repressalier.

Enhver der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har indberettet i god tro, bliver mødt med ansættelsesretlige sanktioner. Hvis en indberetter vælger ikke at være anonym, vil whistleblowerenheden i videst muligt omfang behandle indberetningen fortroligt.

Hvis den person, der indberetter et forhold, har valgt at afsløre sin identitet, og der indledes en retssag mod den anmeldte person, kan indberetteren blive indkaldt som vidne i retssagen.

Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, bliver driftet af en uafhængig part, der garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er udelukkende whistleblowerenheden, der har adgang til indberetningerne.

Oplysning om indberetningen til den anmeldte person

Ikast-Brande Kommune er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i enhver situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår en sådan orientering kan ske, så orienteringen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold og indsamlingen af bevismateriale.

Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetteren har valgt at afsløre sin identitet.

Spørgsmål

Alle spørgsmål om whistleblowerordningen kan rettes til chefkonsulent, HR Gitte Juulsgård på

gijul@ikast-brande.dk

Hvilke oplysninger bliver registreret?

Du kan bruge indberetningssystemet til at indberette grove fejl eller forsømmelser eller væsentlige og gentagne fejl i kommunens varetagelse af sine opgaver over for borgerne. Derudover kan der indberettes, hvis der foreligger begrundet mistanke- eller viden om strafbare forhold, andre lovovertrædelser eller andre alvorlige forhold i øvrigt. 

Whistleblowerordningen omfatter ikke oplysninger om løse rygter, mobning, samarbejdsvanskeligheder, inkompetence, overtrædelse af retningslinjer for beklædning, rygning, alkohol, brug af
e-mail/internet og lignende. Disse forhold løses fortsat via den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen mellem kollegaer, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant og ledere. Hvis de er indberettet i indberetningssystemet, bliver de straks slettet, og indberetningen bliver lukket.

Ikast-Brande Kommune er dataansvarlig.
 
Logning
Registrering af indberetninger sker anonymt i systemet. Det eneste, der registreres, er selve indberetningen. Der føres ikke log over den IP-adresse eller maskin-ID på den computer, som indberetningen bliver foretaget fra. 
 
Korrektion af registrerede oplysninger
Hvis du bliver opmærksom på, at du har indgivet ufuldstændige eller ukorrekte oplysninger, laver du blot en ny indberetning i systemet, hvor du henviser til den tidligere indberetning og beskriver, hvad der skal korrigeres.
 
Videregivelse af de registrerede oplysninger
De oplysninger, der registreres i systemet, bliver som udgangspunkt ikke videregivet til 3. part uden for Ikast-Brande Kommune. I følgende tilfælde kan det dog forekomme, at oplysninger videregives:

• videregivelse til en ekstern advokat eller revisor i forbindelse med sagsbehandlingen af indberetningen
• hvis indberetningen resulterer i, at der indledes en retssag
• hvis lovgivningen kræver det.

Dine personlige oplysninger (navn, e-mail og telefonnummer)
Hvis du anfører personlige oplysninger, skal du være opmærksom på, at Ikast-Brande Kommune kan benytte dine personlige oplysninger i opklaringen af sagen og i en eventuel efterfølgende behandling af sagen i en retssag.
 
Ikast-Brande Kommune garanterer, at dine persondataretlige rettigheder bliver overholdt uden indskrænkninger og kun brugt, som beskrevet ovenfor. 
 
Ikast-Brande Kommune deler ikke dine personlige oplysninger med 3. part uden for kommunen bortset fra de tilfælde, der er beskrevet ovenfor i afsnittet ”Videregivelse af de registrerede oplysninger”.
 
Sletning af registrerede data
Registrerede data må kun opbevares så længe, der er behov for det.
 
Når der ikke længere er behov for at opretholde registreringen af oplysningerne, bliver oplysningerne slettet.
 
IT-sikkerhed
Indberetningssystemet er hostet hos BDO, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. 
 
BDO har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges. Håndteringen af personlige oplysninger er underlagt strenge kontroller og procedurer og overholder god skik inden for området.
 
Al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Der sendes ingen ukrypterede oplysninger over det åbne internet.
 
Anonymitet
Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID og benytter ej heller cookies.
 
Hvis en indberetning er foretaget fra en computer, der er på Ikast-Brande Kommunes netværk, er der en risiko for, at de besøgte hjemmesider bliver logget i browserens historik og/eller kommunens log. Denne risiko kan elimineres ved at foretage indberetningen fra en computer, der ikke er på kommunens netværk.

Hvis man uploader dokumenter, skal man være opmærksom på, at disse kan indeholde metadata, der kan kompromittere indberetterens identitet. Derfor bør man sikre sig, at eventuelle kompromitterende metadata er fjernet fra et dokument, før man uploader det.
 
Det er valgfrit, om man indberetter anonymt eller med personlige oplysninger. Hvis en indberetter vælger ikke at være anonym, er indberetterens identitet kendt for de personer, der behandler sagen. I det tilfælde kan en indberetter risikere at blive indkaldt som vidne i en eventuel retssag, hvorved anonymiteten fortabes.
 
Bemærk, at hvis du vælger at anføre yderligere oplysninger i forbindelse med indberetningen, hvorfra du direkte eller indirekte kan identificeres, foretager Ikast-Brande Kommune også behandling af disse oplysninger i forbindelse med håndteringen af indberetningen. Det gælder også, hvis du har valgt at være anonym. 

Hvad er retsgrundlaget for Ikast-Brande Kommunes behandling af oplysninger i systemet?
Retsgrundlaget for behandling af dine oplysninger er følgende:

• Behandlingen er nødvendig af hensynet til at forfølge en berettiget interesse i form af håndtering af ulovligheder, og denne interesse overstiger klart hensynet til den registrerede, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
• Behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.
• Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler organisationen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
• Eventuel særlovgivning om obligatoriske whistleblowerordninger.

Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder. Hvis du vil gøre brug af disse rettigheder, skal du kontakte Ikast-Brande Kommune.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de persondata, som Ikast-Brande Kommune behandler om dig samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for den almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må Ikast-Brande Kommune fremover kun behandle oplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtig samfundsinteresse.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Ikast-Brande Kommunes ellers lovlige behandling. 
 
Du kan læse mere om dine rettigheder her:
Dansk: https://europa.eu/youreurope/citizens/consumers/internet-telecoms/data-protection-online-privacy/index_da.htm
Engelsk: https://europa.eu/youreurope/citizens/consumers/internet-telecoms/data-protection-privacy/index_en.htm

Spørgsmål
Hvis du har spørgsmål til beskyttelsen af personoplysninger, kan du kontakte databeskyttelsesrådgiver René M. Schmidt på remsc@ikast-brande.dk

Ikast-Brande Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som du indberetter, og kan kontaktes via de normale kommunikationsveje. Ligeledes kan Ikast-Brande Kommunes databeskyttelsesrådgiver kontaktes via de normale kommunikationsveje, hvis du har spørgsmål til behandlingen af oplysningerne. 

Klage
Hvis du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til den kompetente tilsynsmyndighed.

Du kan downloade en liste over de europæiske tilsynsmyndigheder her:
Dansk: https://europa.eu/youreurope/citizens/consumers/internet-telecoms/data-protection-online-privacy/index_da.htm
Engelsk: https://europa.eu/youreurope/citizens/consumers/internet-telecoms/data-protection-privacy/index_en.htm

Ifølge Lov om beskyttelse af whistleblowere skal offentlige myndigheder mindst en gang årligt offentliggøre oplysninger om deres virksomhed efter Whistleblower-loven.

For Ikast-Brande Kommune offentliggøres oplysningerne her.

Link til årsberetning 2023